El ingreso a los servicios de facturación electrónica es cada vez más urgente para las empresas en el Perú, pues la Sunat ha venido publicando nuevos grupos de compañías que deberán migrar a esta modalidad.
Ante ello, el director de marketing de la compañía SERES para Iberia y América Latina, Alberto Redondo, explica algunos beneficios de implementar la factura electrónica en las micro y pequeñas empresas (Mypes):
1. Reducción de costos de facturación
La emisión electrónica de facturas permite un ahorro estimado del 67%, ya que se reducen los costes en la manipulación de papel, el recuerdo de los pagos, la gestión de la tesorería y el archivo de los documentos. Con la recepción electrónica de las facturas, los costes estimados se reducen drásticamente.
2. Ahorro de almacenamiento
Puede parecer banal cuando se libera el contenido de un cajón o un archivador, pero, al extenderse a toda una empresa, puede permitir la mudanza a un espacio más reducido y el consiguiente ahorro en alquiler y suministros. Se estima que, para una factura, el paso de archivo físico a archivo electrónico permite ahorros del 81%.
3. Menor tiempo
La facturación electrónica acorta los tiempos de entrega de las facturas y reduce todo el proceso de pago entre empresas o entre usuarios y empresa.
En emisión, se estima que el tiempo manual dedicado a la creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en papel es de 1 minuto y 33 segundos; mientras que con la factura electrónica, el tiempo de creación, envío y archivo pasa a ser de 30 segundos.
En recepción, con la factura en papel son necesarios 9 minutos para la recepción, manipulación del correo, verificación y revisión de la factura, registro de datos en el sistema y archivo manual; mientras que sólo 2 minutos y 30 segundos son los que se necesitan para la recepción, verificación, revisión, registro y archivo de una factura electrónica.
4. Reducción de errores
La factura electrónica no tiene errores contables y si los tuviese el sistema las rechaza. Esto hace que se reduzcan los errores humanos y que sea mucho más cómodo manejar grandes volúmenes de facturas.
5. Eliminación de tareas rutinarias
Por cada 20 facturas emitidas se ahorra más de media hora de trabajo mientras que, por el mismo volumen, en recepción se ahorran 3 horas. Esto permitió que las personas que se dedicaban al registro manual de datos enfocaran su trabajo a labores más productivas, generando mayor eficiencia a la gestión.
6. Ahorro medioambiental
Cada millón de facturas en papel precisa de 10,000 kilogramos de madera. Al pasar al formato electrónico, ese millón de facturas evita la tala de 56 árboles y se reduce un 0.72 Tm emisiones de CO2.
7. Aumento de la seguridad
La factura en papel puede ser copiada, escaneada, puede perderse durante el envío, puede ser modificada sin notificárselo al emisor, mientras que la factura electrónica está cifrada con contraseña, se envía directamente del emisor a la Sunat y al receptor a través de redes seguras, además contiene la firma electrónica que impide modificaciones.
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